Perché continuiamo a progettare uffici?

Per molto tempo lo spazio di lavoro è stato pensato come il luogo in cui svolgere un’attività. La sua qualità veniva misurata soprattutto in termini di efficienza: organizzare le postazioni, ottimizzare i percorsi, rendere più funzionali i processi. Oggi questa definizione non è più sufficiente.

Ogni organizzazione vive di competenze, processi e obiettivi. Ma vive soprattutto delle relazioni tra le persone che ne fanno parte. Relazioni che difficilmente possono essere programmate e che spesso nascono nei momenti meno prevedibili: un confronto spontaneo tra colleghi, una conversazione davanti a un caffè, un incontro lungo un percorso, la possibilità di osservare il lavoro degli altri e trasformare quell’osservazione in apprendimento.

Quando lavoriamo da remoto, gran parte delle interazioni risponde a un obiettivo preciso. Ci si collega per partecipare a una riunione, risolvere un problema, prendere una decisione. Sono relazioni efficaci, ma quasi sempre orientate a uno scopo. Lo spazio di lavoro contemporaneo offre qualcosa di diverso. Offre la possibilità di incontrarsi anche quando non esiste una ragione programmata per farlo. Ed è proprio in questi momenti che un’organizzazione costruisce la propria identità. La cultura aziendale non nasce soltanto da una visione condivisa o da un insieme di valori dichiarati. Si forma attraverso esperienze quotidiane, comportamenti, confronti e modalità di collaborazione che lo spazio può favorire oppure ostacolare.

È qui che, a nostro avviso, il progetto assume un ruolo centrale. Progettare una sede oggi non significa semplicemente distribuire ambienti o scegliere un modello di ufficio. Significa comprendere come lavora un’organizzazione, come prendono forma le decisioni, quali relazioni devono essere incoraggiate e quali attività richiedono invece concentrazione, rappresentanza o riservatezza.

Per questo riteniamo che il dibattito tra open space e uffici chiusi sia, oggi, sempre meno significativo. La qualità di un workplace non dipende da una tipologia distributiva, ma dalla capacità del progetto di costruire un equilibrio tra condizioni spaziali differenti.  Collaborazione e concentrazione non sono esigenze contrapposte, così come apertura e privacy non rappresentano due modelli alternativi. Ogni organizzazione richiede una propria articolazione dello spazio, capace di accompagnare attività diverse senza irrigidirle in schemi precostituiti. Più che progettare ambienti, progettiamo relazioni tra ambienti.
È questa sequenza a rendere uno spazio leggibile.

Ogni passaggio modifica il grado di accessibilità, di rappresentanza, di condivisione o di riservatezza richiesto da una determinata funzione. Le soglie, i percorsi, le visuali e la distribuzione degli spazi costruiscono un gradiente che accompagna naturalmente le persone, rendendo intuitivo il funzionamento dell’organizzazione.

Questo approccio diventa ancora più evidente quando si progettano sedi direzionali, istituzioni o organizzazioni complesse. In questi contesti lo spazio non deve soltanto rispondere a esigenze operative. Deve rappresentare l’identità dell’organizzazione, renderne comprensibile la struttura e dare forma ai diversi livelli di relazione che la caratterizzano. Pubblico e privato, collaborazione e concentrazione, rappresentanza e operatività non sono categorie separate, ma parti di un unico sistema che il progetto è chiamato a interpretare.

L’architettura, in questo senso, non impone un modo di lavorare. Rende possibile un modo di stare insieme. Ed è una differenza sostanziale. Gli edifici durano molto più a lungo delle modalità con cui lavoriamo. Per questo uno spazio di lavoro contemporaneo non può essere progettato per rispondere esclusivamente alle esigenze del presente. Deve essere sufficientemente chiaro da mantenere la propria identità e sufficientemente flessibile da accompagnare l’evoluzione delle organizzazioni che lo abiteranno.

Continuiamo quindi a progettare uffici non perché il lavoro abbia ancora bisogno di un luogo, ma perché le organizzazioni hanno bisogno di spazi capaci di trasformare una struttura complessa in un’esperienza quotidiana fatta di relazioni, conoscenza e appartenenza. In fondo, il valore di un workplace non si misura dal numero delle postazioni o dalla tecnologia che integra. Si misura dalla capacità dell’architettura di rendere naturale ciò che rende un’organizzazione viva: l’incontro tra le persone.